Una de las preguntas más comunes que tienen los clientes es: “¿Necesito que mi documento sea notarizado, apostillado, traducido o todo lo anterior?”
La respuesta depende del tipo de documento, quién lo está solicitando y dónde se utilizará el documento.
Si vas a enviar un documento a otro país, solicitar doble ciudadanía, casarte en el extranjero, completar un proceso migratorio, inscribirte en una escuela extranjera o manejar asuntos comerciales internacionales, es posible que necesites más de un paso.
Esta guía explica la diferencia entre notarización, apostilla y traducción certificada en términos simples.
¿Qué es la notarización?
La notarización ocurre cuando un notario verifica la identidad del firmante y completa un acto notarial, como un reconocimiento o juramento.
Una notarización puede ser necesaria para documentos como:
- Poderes notariales
- Declaraciones juradas
- Cartas de autorización
- Formularios de consentimiento
- Documentos comerciales
- Declaraciones personales
- Cartas de permiso de viaje
- Documentos que posteriormente necesitarán una apostilla
En Florida, la notarización remota en línea permite notarizar documentos elegibles mediante una sesión de audio y video en línea, en lugar de una cita presencial. Florida autoriza oficialmente la notarización remota en línea para notarios en línea calificados.
¿Qué es una apostilla?
Una apostilla se utiliza cuando un documento necesita ser reconocido en otro país. Autentica la firma o autoridad del funcionario o notario relacionado con el documento.
Para documentos de Florida, el Secretario de Estado de Florida es la autoridad competente que emite apostillas y certificaciones notariales.
Puedes necesitar una apostilla para documentos como:
- Certificados de nacimiento
- Certificados de matrimonio
- Certificados de defunción
- Documentos de divorcio
- Diplomas
- Transcripciones académicas
- Poderes notariales
- Declaraciones juradas
- Documentos corporativos
- Registros judiciales
Si el país donde se utilizará el documento forma parte del Convenio de Apostilla de La Haya, normalmente se solicita una apostilla. Si el país no forma parte del convenio, puede requerirse otro tipo de autenticación o certificación notarial.
¿Qué es una traducción certificada?
Una traducción certificada es un documento traducido acompañado de una certificación que indica que la traducción es precisa y completa según el mejor conocimiento del traductor.
Las traducciones certificadas comúnmente se solicitan para:
- Documentos migratorios
- Certificados de nacimiento
- Certificados de matrimonio
- Transcripciones académicas
- Diplomas
- Documentos legales
- Documentos comerciales
- Documentos en idioma extranjero presentados ante agencias, escuelas, tribunales o empleadores
Por ejemplo, si tu documento está en español y debe presentarse ante una institución de habla inglesa, es posible que necesites una traducción certificada al inglés. Si tu documento de Florida será utilizado en un país de habla hispana, es posible que necesites una traducción certificada al español.
¿Cuándo necesitas los tres?
Algunos documentos pueden necesitar:
- Notarización
- Apostilla
- Traducción certificada
Por ejemplo, imagina que estás firmando un poder notarial en Florida para usarlo en otro país. Es posible que el documento primero deba ser notarizado. Luego, el documento notarizado puede necesitar una apostilla de Florida. Finalmente, el país receptor puede requerir que el documento sea traducido a su idioma oficial.
Otro ejemplo es una transcripción académica de Florida que será utilizada en el extranjero. Dependiendo de la institución receptora, puede necesitar certificación, apostilla y traducción.
Una forma sencilla de entender la diferencia
Esta es la forma más fácil de entenderlo:
La notarización confirma la identidad del firmante y el acto notarial.
La apostilla autentica al notario, la firma oficial o el sello para uso internacional.
La traducción certificada traduce el documento a otro idioma con una certificación de precisión.
Cada paso cumple un propósito diferente.
¿Cuál debe hacerse primero?
El orden importa.
En muchos casos, el documento debe ser notarizado o certificado antes de poder ser apostillado. La traducción puede realizarse antes o después de la apostilla, dependiendo de los requisitos del país o agencia receptora.
Debido a que cada país, institución y tipo de documento puede tener requisitos diferentes, siempre es recomendable confirmar qué solicita específicamente la parte receptora.
Escenarios comunes
“Tengo un documento en inglés que necesito usar en Venezuela, Colombia, España u otro país de habla hispana.”
Es posible que necesites una apostilla y una traducción certificada al español.
“Tengo un documento en español que necesito usar en los Estados Unidos.”
Es posible que necesites una traducción certificada al inglés. Dependiendo del documento y su propósito, también puede requerirse autenticación adicional.
“Necesito firmar un poder notarial para alguien en otro país.”
Es posible que necesites notarización remota en línea, seguida de una apostilla y posiblemente una traducción certificada.
“Mi escuela o empleador en el extranjero me está pidiendo una apostilla.”
Es posible que debas confirmar si requieren el documento original, una copia certificada, notarización, apostilla, traducción o una combinación de estos.
Por qué trabajar con un solo proveedor ayuda
Cuando la notarización, apostilla y traducción se manejan por separado, los clientes suelen confundirse sobre el orden correcto. Un documento puede ser notarizado incorrectamente, apostillado antes de la traducción cuando la parte receptora quería lo contrario, o presentado sin la certificación adecuada.
Trabajar con un solo proveedor puede hacer que el proceso sea más sencillo porque el documento puede revisarse desde el principio teniendo en cuenta su destino final.
En Leones E-Notary Services, nuestros servicios están diseñados para ayudar a clientes que necesitan notarizar, apostillar y traducir documentos de forma remota. Ya sea que estés en Florida, en otro estado o fuera de los Estados Unidos, podemos ayudarte a entender el siguiente paso para tu documento.
Reflexiones finales
Si estás preparando un documento para uso internacional, no adivines. El enfoque más seguro es identificar:
- Qué tipo de documento tienes
- Dónde fue emitido el documento
- Dónde se utilizará el documento
- Si la parte receptora requiere notarización, apostilla, traducción o los tres
Una vez que conozcas esos detalles, el proceso se vuelve mucho más fácil.
¿Necesitas ayuda para saber si tu documento necesita notarización, apostilla, traducción o los tres? Contacta a Leones E-Notary Services y te ayudaremos a revisar el siguiente paso.